Este nuevo #TallerGobierto “La herramienta ideal para optimizar la preparación de pliegos” coorganizado por el ITCIP y Gobierto, ha logrado reunir a más de 150 profesionales de la contratación pública de entidades de todo tipo y tamaño. El propósito era compartir experiencias, identificar retos y explorar ideas para mejorar los procesos de preparación de pliegos.

El taller ha contado con la generosa colaboración de Begoña Rodríguez y Carme Vilatimó de la Diputación de Barcelona y de Javier Vicente Álvarez del Ayuntamiento de Valencia, quienes han aportado sus experiencias y perspectivas sobre el tema.

Problemas clave en la preparación de pliegos

A partir de las aportaciones de los asistentes (con una encuesta previa) y de los ponentes hemos empezado el taller señalando varios problemas recurrentes en la preparación de pliegos entre los que destacan:

  • Dificultades para validar la adecuación de documentos y cláusulas con las idas y venidas de los equipos técnico y jurídico que supone. 
  • Reto de automatizar el volcado de datos en los pliegos para evitar repicar datos y posibles errores e incoherencias.
  • Dificultades para incorporar criterios ambientales y sociales de forma adecuada
  • El esfuerzo de mantener actualizados los modelos de cláusulas conforme a la legislación vigente.

La experiencia de la Diputación de Barcelona

Carme y Begoña han explicado algunas de las principales medidas de la Diputación de Barcelona para optimizar la preparación de pliegos entre las que destacan:

  • Estandarizar modelos de documentos: Diligencia de Inicio para justificar la necesidad y la falta de medios, Memoria justificativa de la configuración del expediente (3 modelos: servicios, obras, suministros) y Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (10 modelos según procedimiento y tipo de contrato).
  • Automatizar la elaboración de documentos mediante una aplicación propia “eplantillas” (creada en 2014) para generar el modelo según la elección del tipo de contrato procedimiento y algunas características del contrato (precios unitarios, etc). Los documentos generados incluyen instrucciones para su correcta cumplimentación.
  • Dedicar personal especializado en materia de contratación en la revisión centralizada de pliegos con formación continua y acceso a herramientas de consulta para datos, jurisprudencia, etc.

Hay que tomar en cuenta que en el caso de la Diputación de Barcelona además de sus unidades técnicas y de 7 entidades dependientes presta servicio a unas 120 entidades locales (de menos de 10.000 habitantes).

Entre los aspectos a mejorar de su actual herramienta “E-plantillas” destacan:

  • Añadir la posibilidad de generar el cuadro de características del PCAP
  • Permitir generar los documentos con instrucciones o sin ellas
  • Incorporar un catálogo de cláusulas (solvencias, criterios de valoración, condiciones especiales) previamente validado
  • Añadir nuevos modelos de documentos para acuerdos marcos (AM) y sistemas dinámicos (SDA) 

Se está en proceso de licitar un gestor de expedientes que facilite la gestión, tramitación y seguimiento de todo el ciclo de los expedientes. También se ha previsto incorporar el uso de catálogos electrónicos. Y han iniciado un proyecto para evaluar cómo incorporar la IA en la elaboración de pliegos y gestión de subvenciones.

Como medida complementaria para apoyar la profesionalización se ha creado en 2024 una bolsa de trabajo de técnicos superiores de gestión de compra pública a disposición de la dirección y resto de servicios. Además de ofrecer formación adaptada a los casos prácticos para el conjunto de servicios promotores.

También se ha realizado una prueba piloto con 15 municipios para asumir la completa gestión de la contratación en ayuntamientos de menos de 1.000 habitantes (alcance potencial de 90 municipios) para la preparación de pliegos, publicación, gestión de mesas, seguimiento de su ejecución, etc.

La experiencia del Ayuntamiento de Valencia

Por su parte, Javier ha presentado algunas de las principales medidas adoptadas por el Ayuntamiento de Valencia (que han beneficiado también a sus organismos autónomos) y que se han enfocado en:

  • Normalizar los documentos definiendo plantillas de cuadro de características para estandarizarlos y agilizar su elaboración y revisión.
  • Crear y aprobar catálogos de criterios de adjudicación automáticos y solvencia previamente validados para mayor seguridad jurídica.
  • Desarrollar la herramienta “FormaPlecs” la cual ha facilitado la generación automática de pliegos (PCAP) según tipo contrato, procedimiento y fuente de financiación y reducir el esfuerzo que supone mantenerlos actualizados conforme a la normativa.

La herramienta permite centralizar la actualización de las más de 2000 variantes de cláusulas que contiene para adecuarlas a los cambios que ha sufrido por ejemplo La Ley de contratos LCSP (modificada hasta en 25 ocasiones). La herramienta ha permitido además pasar de unos 26 modelos de pliegos (PCAP) a 9 plantillas básicas con hasta 67 variantes y supuesto un ahorro de más del 90% del tiempo inicial requerido para incorporar una modificación a los modelos.

La otra gran ventaja que han supuesto estas medidas ha sido aumentar la seguridad jurídica y reducir la litigiosidad al estandarizar las posibles cláusulas a usar previamente validadas y respaldadas con resoluciones de tribunales. 

Además de facilitar la revisión por parte de los licitadores al reducir el tamaño de los pliegos y simplificar los datos clave en un cuadro de características.

Se cuenta también con un gestor de expedientes de contratación adaptado al modelo de trabajo del Ayuntamiento para todas las fases del ciclo de contratación (desde la preparación al seguimiento de la ejecución) de desarrollo propio que todavía se está completando.

Entre los aspectos de mejora se contempla:

  • Integrar en un único sistema esas 3 herramientas: gestor de expedientes, formaplecs, formularios del cuadro de características
  • Incorporar equipos especializados de soporte y validación, y profundizar en la profesionalización de todo el personal
  • Tipificar supuestos habituales para agilizar la elaboración de pliegos de prestaciones recurrentes

Retos de mejora pendientes

La mayoría de los asistentes ha indicado en la encuesta previa que habían incorporado también algunas medidas de optimización como la definición de modelos de documentos y/o cláusulas (70%), fomentar la profesionalización a través de la formación de las unidades y en menor medida incorporando soluciones para recopilar datos y/o generar documentos. Y un 6% destaca no haber podido implementar aún ninguna medida.

Desde la perspectiva del Ayuntamiento de Valencia y de la Diputación de Barcelona el foco de mejora debería estar en:

  • Reducción de plazos en la tramitación de los expedientes de contratación
  • Simplificar los pliegos para facilitar su revisión y comprensión con lenguaje claro para los licitadores (reduciendo barreras a PYMES)
  • Facilitar la incorporación de criterios de adjudicación, criterios de solvencia y condiciones especiales de ejecución adecuados
  • Automatizar procesos con la inteligencia Artificial en la elaboración de los pliegos, pero también en la evaluación de resultados y sugerir recomendaciones de mejora
  • Mejorar la gestión y seguimiento de expedientes y la explotación de sus datos
  • Plan de profesionalización y carrera profesional que permita promocionar y fidelizar el personal
  • Aprovechar las oportunidades de incorporar tecnología (cómo la IA) para automatizar procesos y analizar datos en la preparación de pliegos.

Propuestas de mejora para la “herramienta ideal”

Agilizar el proceso
Destacan las ideas para automatizar el volcado de datos del expediente, que pueda indicar recomendaciones de datos (cpv, convenios, etc) para la configuración del expediente y la sugerencia de cláusulas según los datos del expediente acelerando la preparación de los documentos.

Mejorar la calidad y adecuación
Se ha propuesto que la herramienta pueda validar automáticamente la conformidad legal de los pliegos y de sus cláusulas así cómo sugerir recomendaciones de posibles ajustes.

Otras mejoras
Otras de las funcionalidades propuestas ha sido la de interactuar con el usuario mediante preguntas y respuestas para personalizar los pliegos, ayudando a transformar necesidades específicas en términos contractuales adecuados. Así como la evaluación de antecedentes para incorporar posibles mejoras en los pliegos o incluso en la racionalización de la contratación.

Conclusiones y recomendaciones

El taller ha concluido con algunas recomendaciones clave para entidades que quieran empezar a optimizar su proceso de preparación de pliegos:

  • Normalizar y estandarizar los modelos de documentos
  • Definir plantillas que faciliten su revisión (interna, para licitadores, etc.).
  • Establecer instrucciones claras para su correcta cumplimentación (criterios e instrucciones).
  • Crear catálogos de cláusulas y ejemplos (solvencias, criterios de valoración, etc.).
  • Incorporar herramientas que ayuden tanto a recopilar datos útiles como a automatizar el proceso de preparación y generación de documentos.
  • Evaluar el potencial de la inteligencia artificial para optimizar estos procesos (validación, recomendaciones, asistencia, generación, entre otros).
  • Gracias a las aportaciones de todos los participantes, este taller no solo ha permitido aprender de las experiencias compartidas, sino que también ha generado un espacio de reflexión sobre el impacto de las herramientas digitales en la transformación para una gestión de la contratación pública más ágil y con mejores resultados.


Programa

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Ponentes

Begoña
Rodríguez Castán

Jefe de la Sección de Preparación y Aprobación

Diputación de Barcelona

Carme
Vilatimó Pou

Jefe del Servicio de Gestión de la Contratación

Diputación de Barcelona

Javier Vicente
Álvarez Pérez

Jefe de Sección de Contratos de Obras y Servicios de Redacción y Dirección

Ayuntamiento de Valencia