📋 Convocatoria, programa y ponentes
Valencia acogió una nueva edición de la jornada sobre inteligencia artificial y gestión documental organizada por el Instituto de Transferencia de Conocimiento en Innovación Pública (ITCIP), en colaboración con el Ayuntamiento de Valencia y Valencia Innovation Capital. El encuentro reunió a responsables públicos, especialistas en tecnología, archivística y transformación digital para analizar cómo la inteligencia artificial está comenzando a redefinir la gestión documental y los procesos administrativos en las administraciones públicas.
La jornada se celebró en La Harinera, uno de los espacios de innovación impulsados por Valencia Innovation Capital, y puso el foco en la necesidad de abordar la IA no solo como una herramienta tecnológica, sino como un auténtico cambio organizativo para el sector público.
Una transformación que ya está en marcha
La jornada comenzó con la intervención de Arturo Castelló García, subdirector de València Innovation Capital, quien agradeció al ITCIP, a los patrocinadores y a las instituciones colaboradoras la celebración de este encuentro en La Harinera, uno de los espacios de referencia de València Innovation Capital. Durante su intervención, destacó el papel de la inteligencia artificial como una tecnología transversal que ya está transformando la forma de innovar y de organizar las administraciones públicas.
Castelló subrayó además la velocidad con la que avanza la adopción de la IA y defendió la necesidad de perder el miedo a estas herramientas para comenzar a incorporarlas tanto en el ámbito profesional como institucional. También puso en valor la importancia estratégica de la gestión documental, señalando que “la IA es tan buena o tan mala según cómo la documentemos”, por lo que consideró fundamental trabajar en sistemas documentales sólidos y de calidad.
A continuación intervino Miguel Ángel de Bas Sotelo, director del ITCIP, quien incidió en que la inteligencia artificial “viene para cambiarlo todo” y supondrá una transformación profunda en la forma de trabajar de las administraciones públicas. Durante su intervención destacó especialmente el potencial de la IA para automatizar tareas y optimizar procesos, permitiendo ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia de equipos tradicionalmente limitados en recursos.
Miguel Ángel de Bas explicó además que el objetivo de la jornada era ofrecer una visión práctica y estratégica sobre cómo las distintas administraciones están empezando a abordar la inteligencia artificial, compartiendo experiencias, proyectos y líneas de trabajo que ayuden a los asistentes a aplicar estas tecnologías en sus propias organizaciones.
La IA aplicada a la gestión documental
La primera ponencia de la jornada, titulada “Cuando los documentos piensan: IA aplicada a la gestión documental”, fue impartida por Enrique Gandía Corral, del Servicio de Innovación y Gobierno del Dato de la DGTIC de la Generalitat Valenciana.
Durante su intervención, Gandía abordó diferentes casos de uso reales de inteligencia artificial aplicados a la clasificación documental, automatización de procesos, análisis semántico y mejora de la recuperación de información dentro de las administraciones públicas.
La sesión permitió visualizar cómo la IA ya está comenzando a incorporarse en procesos de gestión documental y administración electrónica, especialmente en tareas repetitivas y de análisis masivo de documentación.
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Castellón presenta su estrategia Provincial.IA
La Diputación Provincial de Castellón presentó su estrategia de inteligencia artificial Provinc.IA, una hoja de ruta que busca definir el marco organizativo, normativo y tecnológico para implantar la IA tanto en la propia institución como en los municipios de la provincia.
Javier Saura Gargallo, responsable del Archivo de la Diputación, explicó cómo el proyecto contempla aspectos clave como:
- la gobernanza de la IA,
- la elaboración de políticas internas de uso,
- la creación de registros de sistemas IA,
- la formación del personal,
- y la incorporación progresiva de herramientas inteligentes en la gestión documental y administrativa.
La intervención incidió especialmente en la necesidad de mantener la fiabilidad, autenticidad e integridad de los documentos administrativos en entornos donde la IA tendrá cada vez mayor presencia.
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Del expediente electrónico a la administración inteligente
Uno de los momentos más destacados de la jornada fue la ponencia de Vicente Rodrigo Ingresa, jefe del Servicio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (SERTIC) del Ayuntamiento de Valencia, bajo el título “De la Administración electrónica a la Administración Inteligente”.
La sesión realizó un recorrido histórico por la evolución de la administración electrónica en el Ayuntamiento de Valencia desde los años 90 hasta la actualidad, mostrando cómo la transformación digital ha supuesto mucho más que la mera implantación de tecnología.
Rodrigo destacó que la inteligencia artificial representa un nuevo cambio de paradigma comparable al salto de internet o la administración electrónica, pero que requiere planificación, gobernanza y una profunda adaptación organizativa.
El Ayuntamiento de Valencia compartió además algunos proyectos piloto ya desarrollados con IA, entre ellos:
- clasificadores automáticos de instancias,
- sistemas de categorización de incidencias,
- automatización de procesos de subvenciones,
- bots de soporte interno,
- y pruebas de análisis documental.
También se puso el foco en la necesidad de establecer mecanismos éticos, jurídicos y de gobernanza para garantizar un uso seguro y transparente de estas tecnologías.
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La contratación pública en gestión documental e IA
Carlos Canitrot Varela, director de Consultoría y Calidad del Dato de TendersTool, analizó la evolución de la contratación pública relacionada con gestión documental e inteligencia artificial.
Su intervención aportó una visión basada en datos sobre las inversiones TIC de las administraciones públicas y evidenció cómo, pese a que la gestión documental representa menos del 1% de la inversión tecnológica total, condiciona prácticamente el 100% de la información administrativa.
Canitrot destacó que muchas administraciones han avanzado en digitalización, pero no necesariamente en transformación real de la información, alertando de que gran parte de los documentos continúan dispersos y poco estructurados.
Entre las aplicaciones más prometedoras de la IA en este ámbito señaló:
- clasificación documental automática,
- extracción inteligente de datos,
- búsqueda contextual,
- generación de resúmenes,
- y anonimización de información sensible.
Además, subrayó que los grandes retos no son únicamente tecnológicos, sino también jurídicos, organizativos y culturales.
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Experiencias reales desde el Cabildo de Tenerife
La última sesión antes del café se desarrolló en formato entrevista y permitió conocer el proceso de transformación digital de Casinos de Tenerife, entidad dependiente del Cabildo de Tenerife.
Gerardo García Hernández, director de Sistemas de Casinos de Tenerife, acompañado por Luis Insa Albert, director IT de GDX Group, explicó cómo están abordando la implantación de sistemas de gestión documental y automatización en un entorno especialmente condicionado por exigencias regulatorias y auditorías constantes.
La conversación puso sobre la mesa algunos de los grandes desafíos actuales:
- la resistencia al cambio,
- la necesidad de formar al personal,
- la digitalización progresiva del archivo físico,
- y la incorporación de herramientas de IA para agilizar procesos internos, auditorías y gestión documental.
También se destacó la importancia de estructurar correctamente la información y los metadatos para poder aprovechar el potencial de la inteligencia artificial en el futuro.
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Gobernanza del dato, asistentes inteligentes y nuevos retos archivísticos ante la IA
La mesa redonda “Diversidad en la aplicación de la IA para la gestión documental en el Sector Público” permitió conocer diferentes enfoques y experiencias sobre el uso de la inteligencia artificial en ámbitos como la auditoría pública, la gobernanza del dato, la asistencia a ciudadanía y turismo o la archivística.
Moderada por Juan García Sánchez, director regional de ventas para España Sur de DocuWare, la sesión puso el foco en la necesidad de abordar la implantación de la IA desde una visión estratégica, interdisciplinar y centrada en la calidad de los datos y la gestión documental.
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Ciberseguridad, gobernanza y auditoría pública
Lorenzo Pérez Sarrión, secretario general de la Sindicatura de Comptes de la Comunidad Valenciana, explicó el trabajo que la institución está desarrollando para avanzar hacia un modelo data driven, basado en la gobernanza del dato, la ciberseguridad y la interoperabilidad.
Durante su intervención insistió en la necesidad de implantar marcos sólidos de seguridad, políticas de uso de IA y sistemas de control y supervisión humana, especialmente en ámbitos sensibles como la auditoría pública. También destacó que la IA debe entenderse, por el momento, como una herramienta de apoyo y no como un sustituto de la toma de decisiones humanas.
Además, presentó algunos proyectos piloto relacionados con digitalización segura, automatización documental y extracción inteligente de información en expedientes y documentos históricos de la Sindicatura.
Sistemas conversacionales para ciudadanía y turismo
Por su parte, Rafael Berlanga Llavori, catedrático de Lenguajes y Sistemas Informáticos de la Universitat Jaume I, presentó un proyecto de sistemas conversacionales inteligentes orientados a pequeños municipios rurales.
La iniciativa, desarrollada junto a la Fundación ValgrAI, busca facilitar el acceso de ciudadanía, turistas y comercios a la información municipal mediante plataformas inteligentes capaces de integrar trámites, incidencias, documentación pública y recursos turísticos.
Berlanga puso de manifiesto uno de los principales problemas actuales de las administraciones: la existencia de “silos de información” y sistemas desconectados que dificultan tanto la interoperabilidad como el acceso real a la información pública. Frente a ello, mostró soluciones basadas en grafos de conocimiento, automatización y asistentes conversacionales conectados a bases documentales dinámicas y actualizadas.
OBINAR y el futuro de la IA en archivos
La última intervención corrió a cargo de Mercedes Rojas Granero, jefa de sección del Archivo de la Generalitat, quien presentó el trabajo desarrollado por OBINAR, el Observatorio de Inteligencia Artificial en Archivos.
Este grupo de trabajo, integrado por profesionales de diferentes administraciones y universidades, tiene como objetivo analizar el impacto de la IA en la archivística, la gestión documental y la preservación de evidencias electrónicas.
Durante la sesión se presentaron algunas de las principales líneas de trabajo del observatorio, entre ellas:
- la elaboración de una guía de buenas prácticas,
- el análisis normativo y ético de la IA en archivos,
- la definición de políticas documentales adaptadas a entornos IA,
- y la creación de un repositorio de experiencias y proyectos relacionados con inteligencia artificial y gestión documental.
Mercedes Rojas defendió además el papel esencial de los profesionales de archivo en los proyectos de inteligencia artificial, especialmente en aspectos vinculados a autenticidad, trazabilidad, integridad documental y preservación a largo plazo.
Como parte de esta iniciativa, el Observatorio OBINAR dispone ya de un espacio público dentro de la web del Consejo de Cooperación Archivística del Ministerio de Cultura, donde se recopilan documentos, líneas de trabajo y recursos relacionados con inteligencia artificial y archivos.
🔗 Consultar presentación de OBINAR
Presentación – Consejo de Cooperación Archivística | Ministerio de Cultura
La IA obliga a repensar la gestión documental, la transparencia y el papel de las personas en la administración
La segunda mesa redonda de la jornada reunió a especialistas en innovación pública, archivística y modernización tecnológica para analizar los retos que plantea la inteligencia artificial en la gestión documental y en la propia organización de las administraciones públicas.
Moderada por Jordi Ribalta Serra, CEO de Kawaru Consulting, la conversación giró en torno a cuestiones como la interoperabilidad, la gobernanza del dato, la supervisión humana, la protección de datos y la evolución del papel de los profesionales públicos ante la automatización.
Durante el debate, Manuel Herrero Más, jefe de Área de Innovación y Agenda Digital del Ayuntamiento de Valencia, defendió la necesidad de abordar la implantación de la IA desde una visión realista y estratégica, evitando decisiones precipitadas motivadas por la “euforia tecnológica”. Explicó además cómo el Ayuntamiento está creando espacios internos de coordinación y gobernanza para centralizar iniciativas de IA y repensar procesos administrativos antes de automatizarlos.
Por su parte, María José Bádenas Población, presidenta de la Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians (▶️), insistió en la importancia de preservar el contexto documental y el papel de los profesionales de archivo como mediadores entre la información, la tecnología y la ciudadanía. Alertó además sobre los riesgos de utilizar documentos descontextualizados o información generada sin supervisión, especialmente en un entorno marcado por la rapidez de consumo de contenidos y la proliferación de desinformación.
En la misma línea, Fernando Gallego García, jefe de Servicio de Modernización Tecnológica e Informática del Ayuntamiento de Torrent, defendió un modelo basado en pruebas piloto, supervisión progresiva y formación interna para integrar la IA en las administraciones públicas. Durante su intervención recordó que la responsabilidad final sobre los documentos y decisiones administrativas sigue correspondiendo a las personas, por lo que consideró imprescindible mantener controles humanos sobre los sistemas inteligentes y revisar cuidadosamente la información generada automáticamente.
La mesa también abordó el impacto de la IA en los perfiles profesionales del sector público. Los participantes coincidieron en que la inteligencia artificial no sustituirá el valor humano, sino que obligará a evolucionar hacia funciones más estratégicas, creativas y de supervisión, donde la colaboración entre archiveros, tecnólogos, juristas y responsables públicos será cada vez más necesaria.
Como conclusión, el debate dejó una idea compartida entre los ponentes: la IA puede convertirse en una gran oportunidad para mejorar la eficiencia administrativa y liberar tareas repetitivas, pero su implantación deberá ir acompañada de gobernanza, sentido común, formación y una gestión documental sólida que garantice transparencia, seguridad y confianza pública.
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La Generalitat Valenciana apuesta por una IA útil, interoperable y centrada en la ciudadanía
La clausura de la jornada corrió a cargo de Javier Balfagón Anadón, director general de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Generalitat Valenciana, quien destacó que las administraciones públicas ya han comenzado a recorrer un camino “real y tangible” hacia la incorporación de la inteligencia artificial en la gestión documental y los servicios públicos.
Durante su intervención, Balfagón subrayó que la IA no puede entenderse únicamente como una cuestión tecnológica, sino como una transformación organizativa que requiere calidad documental, gobernanza, interoperabilidad y colaboración entre administraciones. En este sentido, recordó que antes de automatizar procesos es imprescindible disponer de documentos estructurados, información normalizada y sistemas capaces de garantizar seguridad y trazabilidad.
El director general explicó además algunos de los proyectos que la Generalitat Valenciana ya está desarrollando en este ámbito, entre ellos sistemas inteligentes para la gestión de ayudas públicas capaces de analizar documentación automáticamente, detectar inconsistencias y reducir significativamente los tiempos de tramitación. También destacó la evolución del sistema corporativo de gestión documental SGDE y el desarrollo de nuevas capacidades cognitivas para analizar documentos, generar resúmenes y facilitar la toma de decisiones administrativas.
A lo largo de la clausura insistió en una idea repetida durante toda la jornada: la inteligencia artificial no sustituye a las personas, sino que multiplica la capacidad de las administraciones para prestar mejores servicios, reducir tareas repetitivas y dedicar más tiempo a funciones de mayor valor añadido. No obstante, recordó que este avance debe realizarse siempre desde un uso responsable de la IA, alineado con la normativa, la seguridad y los valores del servicio público.
Como cierre, Javier Balfagón defendió la necesidad de impulsar soluciones compartidas y modelos interoperables entre administraciones públicas, señalando que la gestión documental constituye una infraestructura crítica para el gobierno digital y una pieza esencial para garantizar memoria, transparencia y seguridad jurídica en la acción pública.
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