Resumen de la jornada: “IA y Automatización: El Futuro de la Gestión Documental Pública”
*Próximamente publicaremos los vídeos de la jornada.
La jornada “IA y Automatización: El Futuro de la Gestión Documental Pública”, organizada por el Instituto de Transferencia del Conocimiento en Innovación Pública (ITCIP), en colaboración con el Ayuntamiento de Madrid y la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Telecomunicaciones de la Universidad Politécnica de Madrid (ETSIT-UPM), reunió a profesionales de distintas disciplinas para analizar el impacto de la inteligencia artificial y la automatización en la gestión documental del sector público.
El encuentro puso de manifiesto la diversidad de enfoques ante un mismo desafío: avanzar hacia una gestión documental más eficiente, segura y orientada al dato. La participación de perfiles muy variados —archiveros, juristas, técnicos TIC o gestores— permitió compartir experiencias reales y visiones complementarias en un entorno que combinó ponencias, mesas redondas y espacios de networking.
La inauguración corrió a cargo de Álvaro Araujo Pinto, subdirector de Asuntos Económicos e Infraestructuras de la ETSIT, y Miguel de Bas Sotelo, director del ITCIP, quienes situaron el contexto en torno a dos grandes retos actuales: la irrupción de la inteligencia artificial en los entornos profesionales y la creciente complejidad de la gestión documental en las organizaciones públicas.
La IA como aliado estratégico: el caso de RTVE
La primera ponencia, impartida por Manuel Gómez Zotano, director de Sistemas e Innovación de RTVE, puso de relieve el papel de la inteligencia artificial como motor de transformación en la corporación. A través de su intervención, se evidenció cómo la IA se ha integrado en procesos clave, permitiendo gestionar de forma más eficiente un amplio archivo audiovisual.
Entre los ejemplos expuestos destacaron la transcripción automática en tiempo real de múltiples canales, el análisis semántico de contenidos o las herramientas de verificación, mostrando cómo la tecnología permite extraer valor de grandes volúmenes de información y mejorar el servicio público.
Automatización y gobierno del dato
A continuación, Luis Insa Albert, director IT de GDX Group, y Juan García Sánchez, director regional de Ventas para España Sur en DocuWare, abordaron la aplicación de la inteligencia artificial y la automatización en la evaluación de proveedores del sector público.
Durante su intervención, subrayaron la importancia del gobierno del dato como base para cualquier desarrollo tecnológico, destacando que el verdadero valor no reside en procesar más documentos, sino en transformar la información en conocimiento fiable y trazable. Asimismo, pusieron el acento en el papel de las personas como elemento central en la toma de decisiones.
OBINAR: hacia un marco común para la IA en archivos
La ponencia de Désirée Domínguez Pallas, directora del Archivo Histórico de la Universidad de Santiago de Compostela y coordinadora del grupo de trabajo del Consejo de Cooperación Archivística, se centró en el trabajo del Observatorio de Inteligencia Artificial en Archivos (OBINAR).
Durante su intervención, destacó el carácter colaborativo de esta iniciativa, que ya ha desarrollado distintos documentos de referencia para facilitar la aplicación de la inteligencia artificial en el ámbito archivístico, contribuyendo a establecer un marco común para su implementación.
La contratación pública en gestión documental e IA
Carlos Canitrot Varela, director de Consultoría y Calidad del Dato de TendersTool, ofreció una visión global sobre la evolución de la contratación pública en materia de gestión documental e inteligencia artificial.
Su análisis de la contratación de la gestión documental en el año 2025, evidenció que, pese al crecimiento general de la inversión en tecnologías de la información, este ámbito todavía representa una parte reducida del total. No obstante, apuntó hacia una tendencia creciente en el uso de herramientas como la clasificación automática, la extracción de datos o la búsqueda semántica.
Diversidad en la aplicación de la IA en la gestión documental pública
La primera mesa redonda, moderada por Juan García Sánchez, contó con la participación de José Luis García Martínez (Ministerio de Hacienda), María de Inclán Sánchez (Banco de España) y Enrique Barra Arias (ETSIT).
Durante el debate se abordaron distintas experiencias de aplicación de la inteligencia artificial en entornos públicos, destacando el avance en la robotización de procesos, el desarrollo de asistentes virtuales y la integración de plataformas que centralizan la gestión documental.
Los participantes coincidieron en señalar que la IA ya forma parte del día a día de las organizaciones, aunque su implantación debe ir acompañada de formación continua y de una adecuada gestión del cambio. Asimismo, se subrayó que estas tecnologías deben entenderse como herramientas de apoyo que refuerzan, pero no sustituyen, el papel de los profesionales.
El futuro de la gestión documental: retos y amenazas
La segunda mesa redonda, moderada por Jordi Ribalta, CEO de Kawaru Consulting, reunió a Cristina Cabornero Herrero (ANABAD), Francisco Fernández Cuesta (Ayuntamiento de Madrid), Laura María Preciado de Lorenzo (Ayuntamiento de Madrid) y Óscar Palomo Díaz (Ministerio de Justicia).
El debate giró en torno a los principales retos asociados a la implantación de la inteligencia artificial, como la gobernanza del dato, la preparación de las organizaciones o los riesgos derivados de su uso.
Entre las ideas más destacadas, se insistió en la necesidad de evitar una digitalización sin transformación real, en la importancia de mantener la supervisión humana y en la conveniencia de garantizar la transparencia de los sistemas. También se puso de relieve el papel fundamental de los archiveros y la necesidad de integrar perfiles multidisciplinares en los proyectos tecnológicos.
Conclusiones y clausura
La jornada concluyó con la intervención de Gerardo Bustos Pretel, subdirector general de Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda, quien realizó una síntesis de las principales ideas abordadas a lo largo del encuentro, destacando el papel de la inteligencia artificial en tareas como el análisis y la síntesis de información.
La clausura corrió a cargo de Fernando de Pablo Martín, director general de la Oficina Digital del Ayuntamiento de Madrid, quien puso en valor este tipo de iniciativas como espacios de aprendizaje compartido y destacó la importancia de los equipos multidisciplinares para avanzar en la transformación digital de las administraciones públicas.
Un recorrido por la historia de la tecnología
Como cierre de la jornada, los asistentes pudieron realizar una visita al Museo de las Telecomunicaciones de la ETSIT (Universidad Politécnica de Madrid), una experiencia que permitió contextualizar los avances actuales en inteligencia artificial dentro de una evolución tecnológica mucho más amplia.
A lo largo del recorrido, los participantes conocieron algunos de los hitos más relevantes en el desarrollo de las comunicaciones, desde los primeros sistemas de transmisión hasta las tecnologías digitales que hoy sustentan la sociedad conectada. Equipos históricos, dispositivos originales y demostraciones prácticas ofrecieron una visión clara de cómo han evolucionado las herramientas que permiten gestionar, transmitir y preservar la información.
La visita sirvió además como espacio de reflexión, conectando el pasado con el presente y poniendo en valor cómo la evolución de las telecomunicaciones ha sido clave para el desarrollo de los servicios públicos y de la gestión documental tal y como la conocemos hoy.